Quy trình triển khai Odoo ERP thành công cho doanh nghiệp

Odoo là phần mềm ERP mã nguồn mở, được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp, nhờ vào bộ ứng dụng phong phú cùng khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tích hợp mạnh mẽ. Phần mềm Odoo ERP đã đem lại nhiều lợi ích giúp doanh nghiệp tối ưu được quy trình quản lý và mở rộng phát triển. Triển khai Odoo theo quy trình bài bản là yếu tố then chốt để hệ thống hoạt động đúng mục tiêu và mang lại hiệu quả tối đa.

Bài viết này WesternSoft sẽ chia sẻ chi tiết về quy trình triển khai Odoo và các yếu tố để đánh giá dự án Odoo ERP thành công đến quý doanh nghiệp.

Các bước triển khai Odoo cho doanh nghiệp

Hiện nay không có quy ước chính xác về quy trình triển khai phần mềm Odoo ERP. Tùy thuộc vào kinh nghiệm và phương pháp triển khai của mỗi nhà cung cấp phần mềm sẽ xây dựng các bước triển khai cụ thể. Tuy nhiên, để triển khai Odoo đạt hiệu quả tối ưu nhất, dự án ERP cần được thực hiện với các bước quan trọng dưới đây:

1. Phân tích và đánh giá nhu cầu, đặc trưng doanh nghiệp

Để xây dựng được giải pháp phù hợp và đáp ứng nhu cầu sử dụng phần mềm Odoo của doanh nghiệp, đơn vị triển khai cần hiểu rõ quy trình hoạt động và yêu cầu của khách hàng. Vì vậy, bước đầu tiên của quy trình triển khai sẽ đặc biệt quan trong.

Hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp còn là cơ sở để lập kế hoạch triển khai hợp lý, phân bổ thời gian, nguồn lực và chi phí phù hợp. Quá trình thu thập và phân tích thông tin cần được thực hiện chỉn chu, cẩn thận và chính xác. Trong đó, những thông tin cụ thể cần được thu thập bao gồm:

• Quy mô, ngành nghề, đặc thù quản lý và quy trình hoạt động
• Các vấn đề mà doanh nghiệp mong muốn hệ thống ERP giải quyết
• Phạm vi triển khai: triển khai cho bộ phận nào, số lượng users,…
• Mục tiêu và kết quả cuối cùng mong muốn đạt được.

2. Xây dựng kế hoạch triển khai 

Khi đã xác định được nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, đối tác công nghệ sẽ tiến hành lập kế hoạch triển khai một cách chi tiết và đầy đủ. Nội dung của kế hoạch triển khai Odoo phải được bàn bạc và thống nhất ý kiến từ cả hai phía khách hàng và đối tác cung cấp phần mềm. Nội dung của bản kế hoạch gồm có:

• Lộ trình cụ thể theo từng mốc thời gian
• Nhân sự tham gia dự án, vai trò và quyền hạn của từng người
• Phạm vi triển khai: module cần sử dụng, số chi nhánh/công ty thành viên
• Mục tiêu của dự án
• Dự toán chi phí và dự trù các khoản chi phí có thể phát sinh
• Kế hoạch đào tạo nhân sự,…

3. Thiết kế, tùy chỉnh và phát triển phần mềm

Nhà cung cấp phần mềm sẽ cấu hình, tùy chỉnh hay phát triển thêm tính năng mới trên nền tảng Odoo dựa trên các yêu cầu và quy trình thực tế của doanh nghiệp. Đảm bảo tối ưu hóa hiệu quả làm việc cho người dùng và khai thác lợi tối đa lợi ích của Odoo. Ngoài ra, bước này còn thực hiện tích hợp Odoo với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp hay các ứng dụng khác thuộc nền tảng bên thứ ba (nếu có).

4. Di chuyển dữ liệu và vận hành thử (UAT)

Sau khi cấu hình và cài đặt phần mềm, doanh nghiệp sẽ tiến hành di chuyển dữ liệu cũ sang hệ thống mới và vận hành thử nghiệm phần mềm. Quá trình vận hành thử nghiệm hệ thống là bước để đánh giá, kiểm tra các tính năng, quy trình vận hành và hiệu suất của hệ thống trên dữ liệu thực tế.

Quá trình chạy thử cần thực hiện nghiêm túc và triển khai kỹ lưỡng để kịp thời phát hiện lỗi hay những điểm chưa phù hợp và điều chỉnh lại hệ thống. Đảm bảo tất cả các chức năng phụ và chức năng chính đều hoạt động tốt.

5. Đào tạo người dùng chính thức

Phần mềm sau khi hoàn tất bước vận hành thử và đảm bảo hệ thống hoạt động tốt cũng như thiết lập đầy đủ chức năng thì sẽ bắt đầu chính thức đào tạo đội ngũ nhân sự cách sử dụng phần mềm Odoo ERP.

Quá trình đào tạo phải được chuẩn bị bày bản và cần có sự phối hợp chặt chẽ từ cả doanh nghiệp và đối tác triển khai. Bởi vì người dùng cuối cùng cũng là một trong các yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của dự án ERP. Doanh nghiệp sẽ được cung cấp các tài liệu hướng dẫn sử dụng và được đào tạo trực tiếp hay trực tuyến như đào tạo nhân viên các phòng ban sử dụng hệ thống; hướng dẫn quản trị viên cách cấu hình và quản lý dữ liệu,…

6. Vận hành thực tế (Go-live) và nghiệm thu

Phần mềm sẽ được đưa vào vận hành thực tế và chính thức đưa hệ thống vào khai thác tại doanh nghiệp. Phần mềm Odoo ERP sẽ được theo dõi và hỗ trợ kỹ thuật trong thời gian đầu.

Sau khi triển khai, cả hai bên sẽ tiến hành nghiệm thu và bàn giao phần mềm. Hệ thống phải được đánh giá và đo lường hiệu quả hoạt động đáp ứng yêu cầu theo như thỏa thuận hợp đồng ban đầu. Các nội dung cần bàn giao gồm có: Tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng và quy trình nghiệp vụ (URD), tài khoản quản trị hệ thống và các tài khoản khác liên quan; tài liệu kiểm tra nghiệp vụ hệ thống (UAT); tài liệu hướng dẫn sử dụng (User Guide); tài liệu hướng dẫn cài đặt, triển khai hệ thống (System Setup Manual)…

7. Bảo trì và nâng cấp phần mềm

Trong quá trình sử dụng, phần mềm Odoo cần được kiểm tra và bảo trì thường xuyên để đảm bảo hiệu suất hoạt động, tránh gián đoạn và duy trì hệ thống hoạt động ổn định. WesternSoft sẽ luôn đồng hành cùng khách hàng sau dự án, hỗ trợ khách hàng trong kiểm tra, bảo trì cũng như nâng cấp hệ thống. Bên cạnh đó sẽ hỗ trợ điều chỉnh và phát triển hệ thống theo nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.

Các yếu tố để đánh giá triển khai Odoo ERP thành công

Dự án triển khai Odoo được đánh giá là thành công sẽ tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Sau đây là các yếu tố để đánh giá sự thành công của triển khai Odoo:

Đáp ứng mục tiêu doanh nghiệp

Đây là yếu tố tiên quyết quyết định đến sự thành công khi triển khai Odoo. Khi bỏ ra một khoảng đầu tư công nghệ, doanh nghiệp luôn kỳ vọng sẽ đạt được những mục tiêu đề ra, chẳng hạn như: tối ưu hóa quy trình quản lý, kết nối và đồng bộ thông tin giữa các phòng ban, giảm chi phí vận hành, báo cáo nhanh chóng, tăng cường khả năng ra quyết định…

Quản lý thông tin tập trung

Tính chất của phần mềm Odoo là giúp doanh nghiệp quản lý tất cả dữ liệu tập trung trên một hệ thống duy nhất từ quản lý sản xuất, tồn kho, tài chính, nhân sự đến bán hàng, CRM.

Giải tối thiểu sai sót

Phần mềm cung cấp đầy đủ chức năng và giao diện dễ dùng giúp nhân viên thuận tiện để xử lý công việc, hạn chế sai sót trong các thao tác hàng ngày và gia tăng hiệu quả làm việc. 

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Phần mềm Odoo ERP triển khai hiệu quả sẽ giúp tự động hóa các quy trình, giúp doanh nghiệp tăng tốc độ xử lý thông tin và phản hồi khách hàng nhanh chóng. Đồng thời cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng và đúng nhu cầu, từ đó nâng cao trải nghiệm và hài lòng khách hàng.

Các lưu ý khi triển khai phần mềm Odoo

Trên đây là các yếu tố để đánh giá sự thành công của dự án Odoo. Vậy để triển khai Odoo thành công thì cần lưu ý những điều gì? Dưới đây là những lưu ý khi triển khai phần mềm Odoo ERP mà WesternSoft muốn chia sẻ với bạn:

• Xác định mục tiêu và hiểu rõ nhu cầu doanh nghiệp: Từ việc xác định đúng mục tiêu và nhu cầu của mình, doanh nghiệp có thể tận dụng triệt để các tính năng trên Odoo và đem lại lợi ích tối đa cho tổ chức.
• Hiểu rõ cách vận hành của phần mềm: Trước khi bắt đầu triển khai dự án, doanh nghiệp cần có sự tìm hiểu kỹ lưỡng tính chất, đặc điểm và cách vận hành của phần mềm Odoo ERP. Từ đó đánh giá được khả năng đáp ứng của phần mềm với nhu cầu của mình, đồng thời có sự chuẩn bị về nguồn lực (nhân sự, tài chính, cơ sở hạ tầng CNTT) cho dự án sắp tới.
• Lựa chọn đối tác triển khai uy tín: Đối tác triển khai có năng lực chuyên môn và kinh nghiệm dày dặn sẽ giúp vạch ra lộ trình triển khai phù hợp, đưa ra giải pháp đúng đắn, giúp tối ưu hóa chi phí và nguồn lực. Đảm bảo gia tăng sự thành công của dự án ERP.
• Thuyết phục toàn bộ nhân sự chấp nhận đổi mới: Việc ứng dụng công nghệ mới vào quản lý doanh nghiệp là điều bắt buộc nhân sự phải cần thay đổi cách làm việc cũ và thích ứng mô hình làm việc mới. Do đó không tránh khỏi sự kháng cự thay đổi từ nhân viên. Vì vậy, doanh nghiệp cần đẩy mạnh truyền thông nội bộ và đào tạo kỹ lưỡng để nhân sự hiểu rõ lợi ích của phần mềm và tiếp nhận hệ thống mới.
• Xây dựng kế hoạch triển khai rõ ràng, cụ thể: Cần xây dựng lộ trình rõ ràng và bám sát vào kế hoạch để triển khai dự án hiệu quả. Quá trình triển khai đúng tiến độ, tránh đi lạc hướng và phát sinh vấn đề ngoài lề làm ảnh hưởng chung đến kết quả của toàn dự án.

Tại sao nên chọn WesternSoft?

Nếu doanh nghiệp đang muốn triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp Odoo ERP thì WesternSoft là một trong những các tên uy tín hàng đầu tại Việt Nam. Công ty sở hữu kinh nghiệm hơn 20 năm trong ngành, WesternSoft đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp, tập đoàn trong nước và nước ngoài trong các dự án ERP lớn nhỏ. Giải pháp Odoo ERP của chúng tôi được thiết kế cho đặc thù của các ngành nghề khác nhau từ ngành sản xuất, phân phối đến bán lẻ và dịch vụ.

Thấu hiểu được những nhu cầu và mong muốn của khách hàng khi tìm đến đối tác để triển khai phần mềm Odoo, WesternSoft luôn đặt lợi ích của doanh nghiệp lên hàng đầu. Công ty sẽ xây dựng kế hoạch triển khai rõ ràng, minh bạch, thiết kế giải pháp thiết thực giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, chi phí, nguồn lực và gia tăng hiệu quả triển khai. Bên cạnh đó, chúng tôi cam kết sẽ sát cánh cùng khách hàng trong mọi giai đoạn kể cả sau dự án, đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và am hiểu nghiệp vụ ngành sẽ hỗ trợ khách hàng 24/7.

Bài viết trên đây đã cung cấp thông tin chi tiết về quy trình triển khai Odoo ERP hiệu quả, các yếu tố để đánh giá dự án Odoo thành công cùng những lưu ý khi triển khai phần mềm. Nếu doanh nghiệp bạn đang quan tâm đến phần mềm Odoo và cần tư vấn giải pháp sát sao hơn, hãy liên hệ ngay với WesternSoft qua hotline: 0919973773. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi hành trình chuyển đổi số.