Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo để tối ưu hiệu quả quản lý
Odoo hiện đang là phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) được biết đến rộng rãi với có cộng đồng người dùng khá lớn. Phần mềm nổi bật với bộ ứng dụng phong phú, phục vụ cho đa dạng nhu cầu của khách hàng ở nhiều ngành nghề khác nhau. Cách sử dụng phần mềm Odoo giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và gia tăng hiệu quả hoạt động là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp quan tâm. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo hiệu quả cho doanh nghiệp.
Giới thiệu về giao diện phần mềm Odoo
Odoo ERP là một trong số những phần mềm ERP được đánh giá cao ở giao diện phần mềm thân thiện với người dùng, đẹp mắt, dễ nhìn và dễ thao tác. Với thiết kế trực quan và linh hoạt, giao diện của Odoo giúp người dùng dễ dàng làm quen và tiện lợi trong quá trình sử dụng. Từ đó giúp nhân sự tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Giao diện phần mềm Odoo sẽ có ba giao diện chính:
- Giao diện đăng nhập
- Giao diện tổng quan
- Giao diện các phân hệ
Giao diện đăng nhập
Giao diện đăng nhập của phần mềm Odoo sẽ chứa các trường nhập thông tin như: tên đăng nhập và mật khẩu của tài khoản đã cấp để hệ thống xác minh danh tính user và cho phép quyền truy cập để sử dụng phần mềm. Mỗi người dùng sẽ được Admin cấp một thông tin đăng nhập riêng và người dùng được phép đổi mật khẩu đăng nhập này.
Giao diện tổng quan
Giao diện tổng quan của Odoo là nơi hiển thị tất cả các chức năng module của hệ thống. Tùy theo phân quyền của Admin mà mỗi người dùng sẽ được nhìn thấy các module chức năng khác nhau.
Giao diện các phân hệ
Khi nhấp vào biểu tượng các phân hệ trên trang tổng quan, phần mềm sẽ hiển thị ra màn hình làm việc của từng phân hệ. Dựa vào quyền hạn được phân công và tính chất công việc, mỗi nhân sự sẽ chủ động truy cập vào các module khác nhau để xử lý công việc. Phần mềm Odoo được tích hợp nhiều phân hệ quản lý khác nhau. Mỗi phân hệ sẽ có nhiều chức năng để quản lý đầy đủ các nghiệp vụ của từng bộ phận. Người dùng dễ dàng thực hiện thao tác tạo mới, thêm/xóa và chỉnh sửa dữ liệu… Những phân hệ cơ bản đó bao gồm:
- Phân hệ quản lý sản xuất
- Phân hệ quản lý kho
- Phân hệ quản lý mua hàng
- Phân hệ quản lý tài chính – Kế toán
- Phân hệ quản lý nhân sự
- Phân hệ trang Web và thương mại điện tử
- Phân hệ quản lý bán hàng & CRM
Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo cơ bản
Hiểu rõ chính xác cách sử dụng phần mềm Odoo là điều quan trọng để việc triển khai hệ thống hiệu quả, tránh sai sót và gián đoạn trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm. Doanh nghiệp có thể áp dụng cách sử dụng phần mềm Odoo sau đây để đạt kết quả tốt nhất.
1. Chuẩn hóa toàn bộ quy trình vận hành và các dữ liệu doanh nghiệp
Một việc quan trọng cần lưu ý ở bước đầu sử dụng phần mềm Odoo ERP là phải cấu trúc lại toàn bộ dữ liệu cũng như chuẩn hóa quy trình hoạt động của cả doanh nghiệp. Đảm bảo sự thống nhất và đồng bộ về cách làm việc để việc nhập liệu, xử lý, truy xuất và quản lý thông tin sẽ thuận tiện hơn, hệ thống vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.
Về quy trình hoạt động, doanh nghiệp cần chuẩn hóa các yếu tố như: luồng thông tin đầu vào – đầu ra, quy trình phối hợp hay dòng chảy dữ liệu giữa các bộ phận. Về dữ liệu, doanh nghiệp cần đặt ra các quy tắc cho dữ liệu như: quy ước đặt tên, nhập liệu, cấu trúc lại dữ liệu cũ, xóa bớt dữ liệu trùng lặp/dữ liệu rác,…
2. Cài đặt và cấu hình Odoo
Phần mềm Odoo có thể được cài đặt và cấu hình theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình cài đặt tại chỗ trên máy chủ riêng (dễ kiểm soát và bảo mật tốt hơn), trong môi trường đám mây (khả năng mở rộng và khả năng truy cập cao) hay Odoo.sh (triển khai và quản lý dễ dàng). Trước khi cài đặt, doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị về môi trường cài đặt đáp ứng theo yêu cầu riêng của từng loại hình triển khai Odoo.
Về cấu hình Odoo sau khi cài đặt, doanh nghiệp sẽ tiến hành thiết lập các thông số chung như sau:
- Cài đặt database: Cần tạo database để lưu trữ tất cả dữ liệu.
- Cài đặt email: Thiết lập máy chủ email để gửi và nhận thông báo từ hệ thống.
- Cài đặt người dùng: Tạo tài khoản người dùng để truy cập hệ thống.
- Cấu hình chung: Ngôn ngữ, đơn vị tiền tệ,… và thiết lập máy chủ email để gửi thông báo từ hệ thống.
- Cấu hình bảo mật: Đảm bảo an toàn thông tin, với các tiêu chí như mật khẩu truy cập, phân quyền, chính sách khóa tài khoản…
Xem thêm: Cách tải và cài đặt ứng dụng Odoo Apps
3. Phân quyền quản lý và kiểm soát truy cập hệ thống
Các cấp quản lý và ban lãnh đạo trong doanh nghiệp sẽ phân quyền cho từng cá nhân hoặc phòng ban theo các quyền như: quyền xem, nhập liệu, truy cập dữ liệu và các thao tác khác. Việc cấp quyền lại sẽ giúp loại bỏ sự trùng lặp và chồng chéo thông tin giữa các bộ phận, dữ liệu được cập nhật nhanh chóng – chính xác và đảm bảo an toàn dữ liệu.
4. Thiết lập luồng công việc (Workflow) trên phần mềm Odoo ERP
Phần mềm Odoo cho phép các nhà quản lý thiết lập luồng công việc để tự động hóa quy trình làm việc cho các module của từng phòng ban trong doanh nghiệp. Nhờ đó quá trình xử lý công việc, luân chuyển và trao đổi thông tin nhanh chóng, hạn chế sai sót và thông tin và tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân viên.
5. Tích hợp hệ thống với phía đối tác, khách hàng
Ngoài những ứng dụng cốt lõi có khi cài đặt Odoo, phần mềm còn cho phép doanh nghiệp cài đặt thêm các mô-đun bổ sung từ Odoo App Store, hay thậm chí là tùy chỉnh và mở rộng thêm chức năng mới theo nhu cầu của mình bằng cách lập trình thêm. Bên cạnh đó, Odoo còn có khả năng tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba như các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp, ứng dụng của phía đối tác hay khách hàng.
6. Sử dụng công cụ phân tích, báo cáo
Doanh nghiệp nên tận dụng các công cụ phân tích, báo cáo của Odoo ERP để theo dõi và đánh giá các tình hình hoạt động và hiệu suất công việc của các phòng ban trong tổ chức. Odoo Dashboard sẽ cung cấp các số liệu báo cáo dưới dạng biểu đồ trực quan, dễ nhìn và minh bạch. Dựa vào đó ban lãnh đạo dễ dàng ra quyết định chính xác và kịp thời.
7. Theo dõi và điều chỉnh hoạt động
Trong suốt quá trình sử dụng phần mềm, ban lãnh đạo cùng đơn vị triển khai (nếu có) cần phải theo dõi sát sao để đánh giá được hiệu quả vận hành của hệ thống và điều chỉnh quy trình hoạt động kịp thời. Tránh phát sinh các vấn đề bất cập trong quá trình triển khai Odoo.
WesternSoft – Đơn vị triển khai Odoo uy tín tại Việt Nam
Tại Việt Nam, WesternSoft là đối tác phát triển và triển khai phần mềm Odoo ERP uy tín. Với hơn 20 năm kinh nghiệm, công ty đã triển khai nhiều dự án ERP thành công cho cả doanh nghiệp trong nước và quốc tế. Công ty luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu với dịch vụ hỗ trợ khách hàng tận tâm, chuyên nghiệp và cung cấp giải pháp thiết thực với nhu cầu từng khách hàng.
Mỗi doanh nghiệp, mỗi ngành nghề/lĩnh vực sẽ có đặc thù và yêu cầu riêng biệt mà một phần mềm ERP có sẵn sẽ không thể đáp ứng được. Hiểu được điều đó, WesternSoft đã cung cấp các giải pháp riêng biệt cho từng ngành và tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu từng doanh nghiệp. Khách hàng sẽ được tư vấn và triển khai giải pháp phù hợp nhất vì WesternSoft quan niệm “giải pháp ERP tốt nhất là giải pháp phù hợp nhất”.
Qua bài viết trên đây, chúng tôi hy vọng sẽ mang đến thông tin hữu ích hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo hiệu quả và tối ưu quy trình quản lý cho doanh nghiệp bạn. Để được tư vấn giải pháp sát sao nhất với nhu cầu của mình, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0919973773
